I den här artikeln ska vi gå in djupare på extern representation och vad du som företagare får dra av och inte. Men innan vi börjar, låt oss gå igenom några nyckelbegrepp.
Intern och extern representation
Representation är ett samlingsbegrepp för aktiviteter som syftar till att främja företagets verksamhet, till exempel genom kundrelationer eller personalvård. Representation kan vara extern, när kunder eller andra affärskontakter deltar, eller intern, när den riktar sig till företagets egna medarbetare. Att en kostnad sedan är avdragsgill innebär att företaget får dra av hela eller delar av kostnaden när det beskattningsbara resultatet beräknas.
Vad räknas som extern representation och vilka regler gäller?
Extern representation är när ett företag bjuder in personer utifrån, till exempel kunder, samarbetsparters eller leverantörer, på olika aktiviteter. Syftet är ofta att skapa goda relationer och främja samarbeten. För att det ska räknas som extern representation måste aktiviteten ha ett tydligt samband med företagets verksamhet. Det räcker alltså inte att bara bjuda på middag utan anledning – det ska finnas ett affärssyfte.
Om samtliga av följande tre krav uppfylls finns det ett omedelbart samband med verksamheten:
- Personsambandet – representationen ska riktas mot personer med direkt anknytning till förhandlingen.
- Ortsambandet – representationen bör hållas på en ort som är naturlig för båda parterna.
- Tidssambandet – representationen ska äga rum i anslutning till affärsförhandlingen.
Det krävs också att någon blir bjuden. Om två parter, från olika företag, affärsförhandlar och äter en måltid som bekostas av respektive arbetsgivare är det inte extern representation. I ett sådant fall ska måltiden förmånsbeskattas.
Är lunch och middag avdragsgill?
Nej. Måltider som lunch och middag är inte avdragsgilla som representationskostnad. Däremot kan företaget under vissa förutsättningar göra avdrag för momsen på ett underlag upp till 300 kr exklusive moms per person. Det är därför viktigt att skilja mellan avdrag för själva kostnaden och avdrag för momsen.
Fika och enklare förtäring
Som alla vet älskar vi svenskar fika, men är det avdragsgill? Ja med vissa undantag. Kaffe, te, frukt och annan enklare förtäring kan till skillnad från lunch och middag vara avdragsgill. Avdraget är begränsat till 60 kr + moms per person och tillfälle. För att räknas som enklare förtäring får det inte vara något som ersätter en vanlig måltid. Om kostnaden överstiger 60 kr plus moms medges inget kostnadsavdrag alls.
Kan en aktivitet räknas som representation?
Absolut. Representation behöver inte bara handla om mat. Även vissa aktiviteter kan omfattas av avdragsrätten. För exempelvis en teaterbiljett anses 180 kr + moms per person vara en rimlig avdragsgill kostnad. Det gäller både intern och extern representation. Vid extern representation gäller samma beloppsgräns för exempelvis en greenfee vid en golfrunda.
Gåvor – vad gäller?
Även en gåva kan i vissa situationer räknas som representation. Det högsta avdragsgilla beloppet för en representationsgåva är 300 kr + moms per person. Gåvan måste dock ha ett tydligt samband med verksamheten. Det kan exempelvis handla om att uppvakta en kund vid ett företagsjubileum, öppningen av en ny filial eller i samband med en affärsuppgörelse. Gåvor vid personliga högtidsdagar eller helger betraktas däremot normalt inte som avdragsgilla representationsgåvor.
Skatteverkets rekommendation
Enligt Skatteverkets rekommendationer bör alla utgifter dokumenteras. Det betyder att du behöver skriva vilka som deltog (och vilka företag de representerade), syftet med representationen samt datum. Skatteverket har också gett ut ett allmänt råd om avdrag för utgifter för representation med mera (SKV A 2017:26).
Osäker på vad som gäller?
Slutligen – Om du är osäker på vad som gäller kontakta någon av våra grymma medarbetare. Det är bättre att fråga en gång för mycket än för lite!