Vilka regler gäller för extern representation? Det kortfattade svaret: Representationen måste ha ett omedelbart samband med näringsverksamheten för att det ska vara möjligt att dra av kostnaden och någon måste bli bjuden.
Vad betyder extern representation och vilka regler gäller?
Extern representation är när ett företag bjuder in personer utifrån, till exempel kunder, samarbetsparters eller leverantörer, på olika aktiviteter. Syftet är ofta att skapa goda relationer och främja samarbeten. För att det ska räknas som extern representation måste aktiviteten ha ett tydligt samband med företagets verksamhet. Det räcker alltså inte att bara bjuda på middag utan anledning – det ska finnas ett affärssyfte.
Om samtliga av följande tre krav uppfylls finns det ett omedelbart samband med verksamheten:
- Personsambandet – representationen ska riktas mot personer med direkt anknytning till förhandlingen.
- Ortsambandet – representationen bör hållas på en ort som är naturlig för båda parterna.
- Tidssambandet – representationen ska äga rum i anslutning till affärsförhandlingen.
Det krävs också att någon blir bjuden. Om två parter, från olika företag, affärsförhandlar och äter en måltid som bekostas av respektive arbetsgivare är det inte extern representation. I ett sådant fall ska måltiden förmånsbeskattas.
Måltider vid extern representation är skattefria för tillfället, men måltidskostnaden är inte avdragsgill för företaget. Däremot får företaget avdrag för moms upp till 300 kr exkl. moms per person om sambandet är uppfyllt.
Skatteverkets rekommendation
Enligt Skatteverkets rekommendationer bör alla utgifter dokumenteras. Det betyder att du behöver skriva vilka som deltog (och vilka företag de representerade), syftet med representationen samt datum. Skatteverket har också gett ut ett allmänt råd om avdrag för utgifter för representation med mera (SKV A 2017:26).
Frågor?
Slutligen – Om du är osäker på vad som gäller kontakta någon av våra grymma medarbetare. Det är bättre att fråga en gång för mycket än för lite!